重庆交通大学会计档案管理办法
（试 行）
第一章 总 则
第一条为了进一步加强学校会计档案管理工作制度化、规范化、标准化、信息化建设，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）和《重庆交通大学档案管理办法（试行）》（交大〔2014〕343号）等有关规定，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。本办法适用于学校会计档案的管理。
第三条学校档案馆和财务处共同归口管理会计档案工作。
（一）档案馆负责会计档案工作的总体指导、监督和检查，以及移交档案馆的会计档案的管理工作。
（二）财务处负责学校会计档案的日常管理，包括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、利用(移交档案馆前)、移交工作，并对学校内部独立核算单位会计档案管理进行指导和监督。
第四条学校应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第五条档案馆和财务处分别设立专人负责会计档案管理工作。出纳人员不得兼管会计档案工作。
第六条校内独立核算单位要指定专人负责会计档案管理工作。校内独立核算单位负责人对本单位会计档案管理工作负有领导责任，会计主管对本单位会计档案管理工作负有直接责任。
第七条对违反本办法规定的单位和个人，学校依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规的有关规定进行处理。
第二章会计档案的内容
第八条会计档案包括：
（一）会计凭证：包括原始凭证，记账凭证；
（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；
（三）财务报告：包括月度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第九条学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案：
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备生成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第十条学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，且满足本办法第九条规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第三章 会计档案日常管理
第十一条会计档案日常管理工作内容包括：会计档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、移交、利用、鉴定和销毁等。
第十二条财务处、校内独立核算单位的财会人员是会计档案的立卷人，应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档保管。
（一）当年形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料，由财务处按规定归类、整理、装订成册、存放、保管。
（二）定期、永久保存的会计档案在财务处存放满一年按规范要求整理后，移交档案馆。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案馆同意。
第十三条会计档案移交。
（一）移交会计档案时，财务处会计档案保管人员按规定编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限等内容。
（二）交接会计档案时，财务处、档案馆双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，交接完毕后，交接人和双方单位负责人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
（三）纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案应当与其原数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案馆应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
（四）严格遵守学校档案管理规定，会计档案整理立卷后要在次年6月30日前归档，纸质档案和电子档案同时归档，由学校档案馆统一集中管理。
第十四条会计档案利用。校属各单位只能查阅本单位的会计档案资料，如因工作需要，查阅校内其他单位的会计资料必须经财务处负责人或校长批准。各单位要严格按照规定利用会计档案，会计档案查阅、复制、借出要履行登记手续。严禁篡改和损坏会计档案。
（一）学校内部人员申请查阅或复制会计档案，须填写《财务档案查询申请表》，经本单位主要负责人、财务处档案管理人、财务处负责人以及档案馆负责人签字，方可查阅或复制。
（二）查阅人应认真填写会计档案查阅登记簿，逐项登记查阅人姓名、查阅日期、查阅事由、查阅内容、数量以及归还日期等。
（三）查阅人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，不得涂改抽换、携带外出，不得遗失、泄密，未经批准不得复制原件。经批准复制原件的，应详细登记复制记录。
（四）会计档案原则上不得借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。尚未移交档案馆的，需经财务处负责人批准；已移交档案馆的，需经财务处负责人和档案馆负责人批准；经批准借出会计档案，要限期归还。
第十五条会计档案保管期限。会计档案的保管期限分为定期、永久两类。定期保管期限一般分为10年和30年。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
各类会计档案的保管期限原则上应当按照相关规定执行（详见附表），本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
第四章 会计档案的销毁
第十六条学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，应当按照一定程序进行销毁。
会计档案鉴定工作应当由档案馆牵头，财务处、审计处和监察处共同进行。
第十七条保管期满的会计档案，除本办法第十六条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）档案馆牵头编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）学校校长、分管档案工作的校领导、档案馆、财务处、监察处负责人及相关经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）销毁会计档案时，档案馆、财务处、监察处共同派人员在指定地点监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销书面报告一式两份，一份报财务处负责人，一份归档备查。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案馆、财务处和网络信息中心共同派员监销。
（五）会计档案鉴定、销毁工作必须严格遵守《重庆交通大学档案鉴定、销毁制度》及相关规定。
第十八条会计档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷和单独转存的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第五章 附 则
第十九条本办法由财务处、档案馆负责解释。
第二十条本办法自发布之日起实施，原《重庆交通学院会计档案管理办法》（交院﹝2002﹞8号）废止。
附表1
| 重庆交通大学财务档案查询申请表 |
| 查询单位 |
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| 查询申请人 |
年 月 日 |
| 查询内容 |
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| 申请单位负责人签字 |
年 月 日 |
| 财务处档案管理人签字 |
年 月 日 |
| 财务处负责人 签字 |
年 月 日 |
| 档案馆负责人 签字 |
年 月 日 |
| 财务申请人查询记录：
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附表2
重庆交通大学会计档案保管期限表
| 序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
| 一 |
会计凭证 |
30年 |
包括：原始凭证、记账凭证 |
| 二 |
会计账簿 |
30年 |
包括：日记账、明细账、总账 |
| 三 |
部门决算 |
永久 |
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| 四 |
会计月、季度报表、半年报 |
10年 |
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| 五 |
银行存款余额调节表 |
10年 |
|
| 六 |
银行对账单 |
10年 |
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| 七 |
会计档案移交清册 |
30年 |
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| 八 |
会计档案保管清册 |
永久 |
|
| 九 |
会计档案销毁清册 |
永久 |
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| 十 |
会计档案鉴定意见书 |
永久 |
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